Hướng dẫn sử dụng Google Meet để tổ chức họp, hội thảo, đào tạo trực tuyến

09.Apr.2020

Hướng dẫn sử dụng Google Meet để tổ chức họp, hội thảo, đào tạo trực tuyến

Hôm trước Minh Đức Media đã có bài viết HƯỚNG DẪN VÀO FACEBOOK VƯỢT QUA TÌNH TRẠNG ĐỨT CÁP QUANG BIỂN DÙNG CLOUDFLARE WARP

Nhưng những ngày vừa qua Truyền thông Quốc tế và Trong nước đã nói quá nhiều về vấn đề bảo mật của Zoom Đó là việc Zoom bí mật gửi dữ liệu người dùng về Trung Quốc.

Đối với hầu hết người VN không hiểu được mức độ nguy hiểm của việc này như thế nào.

Nhưng cá nhân mình làm về Thiết kế Website, Quảng cáo Online nhiều năm tại Vĩnh Phúc. Mình hiểu được mức độ nghiêm trọng của nó đối với tương lai của con trẻ

Do vậy hôm nay mình viết bài này hướng dẫn mọi người sử dụng trên một nền tảng khác an toàn hơn: Google Meet

1. Google meet là gì:

  • Google Meet là hệ thống học/họp/hội thảo trực tuyến qua mạng trên nền Web (Trình duyệt Web và Ứng dụng Mobile) được tích hợp trong bộ G-Suite của Google
  • Đây là bộ ứng dụng có phí của Google và Minh Đức Media có phân phối dịch vụ này cho Doanh nghiệp.
  • Google Meet có thể tổ chức các buổi học/họp trực tuyến qua mạng với số lượng người tham gia đồng thời lên đến 250 người. 
  • Google Meet tiền thân là Hangouts Meet, được sinh ra để cạnh tranh trực tiếp với Microsoft Team của Microsoft.
  • Trong một động thái mới nhất, Google đã chính thức nghỉ chơi và cấm nhân viên sử dụng Zoom do lo ngại vấn đề bảo mật của Zoom

2. Google meet có những gì:

  • Tất cả người dùng thuộc miền doanh nghiệp trong bộ G-Suite đều có quyền khởi tạo và chủ trì một cuộc họp hay một buổi học trực tuyến.
  • Số người tham gia học/họp trực tuyến tối đa: 250 người
  • Thành viên tham gia không nhất thiết phải có tài khoản trên bộ G-Suite, chỉ cần có tài khoản Gmail
  • Nếu sử dụng máy tính thì Google Meet hoạt động tốt nhất trên trình duyệt web Google Chrome của Google
  • Hỗ trợ điện thoại thông minh trên nền IOS và Android (Thông qua ứng dụng trên mobile Hangouts Meet)
  • Hỗ trợ ghi hình buổi học/họp và lưu trữ trên Google Drive
  • Rất dễ sử dụng và hoàn toàn miễn phí
  • Người dùng có thể sử dụng các công cụ khác trên bộ G-suite như: Lịch, Classroom để lên lịch tổ chức Họp, tránh tình trạng không đúng hẹn.

3. Một số lưu ý khi họp trực tuyến:

  • Nếu hai thành viên trong cùng một phòng (phòng làm việc) cùng kết nối vào một buổi học/họp trực tuyến sẽ gây ra hiện tượng vọng âm, do đó nếu nhiều hơn 02 thành viên tham học/họp trong cùng một phòng thì sử dụng chung một máy tính để kết nối vào buổi học/họp trực tuyến.
  • Trong quá trình học/họp trực tuyến nếu một thành viên phát biểu thì các thành viên khác nên tắt micro của mình để tranh gây tiếng ồn.
  • Đối với học/họp trực tuyến băng thông mạng là yếu tố quyết định, do đó khi tổ chức họp trực tuyến chúng ta nên giảm thiểu việc sử dụng mạng cho các hoạt động khác.

4. Hướng dẫn tạo một buổi học/họp trực tuyến:

Bước 1:

Trên Google Chrome Đăng nhập vào hệ thống email của Doanh nghiệp/Trường

Truy cập Google Meet

Bước 2:

Click vào biểu tượng Google Apps chọn Meet. Trình duyệt sẽ tự nhảy ra 1 Tab khác với link: https://meet.google.com/ . Hoặc bạn có thể vào trực tiếp link trên cũng được

Bước 3:

Click vào Join or Start a meeting (Tham gia hoặc bắt đầu một cuộc họp)

Bước 4:

Đặt tên cho buổi học/họp và chọn Continue. Lưu ý đặt tên không được có dấu, không có khoảng cách. Ví dụ: Lop-2a5

Tạo buổi họp Google Meet

Bước 5:

Chọn More Option và Setting để cấu hình Camera và Micro nếu cần thiết (thường không cần điều chỉnh vì hệ thống tự nhận biết). Sau khi thiết lập song (nếu có) chọn Join Meeting

Bước 6:

  • Mời các thành viên tham gia họp bằng cách chép và chuyển (email) hoặc gửi cho họ liên kết (URL) của cuộc họp qua Messenger hoặc Zalo, hoặc tin nhắn. 
  • Hoặc người chủ trì cuộc họp có thể chọn Add people để mời, với cách mời này chúng ta có thể thêm từng người hoặc Copy và Paste danh sách email của nhiều người (tối đa một lần chép và dán là 30 email). 
  • Người chủ trì buổi họp nên tạo lịch Google Calendar để nhắc nhở thành viên online họp cho đúng hẹn, tránh bị mất tập trung

Bước 7: Thuyết trình trong cuộc họp,

chọn Present now, chọn Your entire screen và mở tập tin để trình chiếu 

5: Bất cứ ai cũng có thể Ghi hình cuộc họp

Chọn nút Tùy chọn  và chọn Ghi lại cuộc họp để ghi (file video sẽ được lưu trên Google Drive và hệ thống sẽ có email thông báo tên file cho người ghi hình), Khi muốn kết thúc ghi hình chọn Tùy chọn và chọn Dừng ghi

Ghi hinh buoi hop

6. Tham gia buổi họp/học trực tuyến:

7. Hướng dẫn chi tiết về sử dụng google meet xin tham khảo tại:

https://gsuite.google.com/learning-center/products/meet/get-started/